ایمیل شرکتی یک ابزار مهم برای ارتباطات داخلی و بیرونی در سازمان‌ها و شرکت‌هاست. برای شروع، یک ایمیل شرکتی رایگان می‌تواند گزینه مناسبی باشد، به ویژه برای کسب‌وکارهای کوچک. در این مقاله، به شما نشان می‌دهیم که چگونه می‌توانید یک ایمیل شرکتی رایگان بسازید و آن را مدیریت کنید.

روش‌های ساخت ایمیل شرکتی رایگان

انتخاب سرویس ایمیل

انتخاب سرویس مطرح: برخی از سرویس‌های ساخت ایمیل شرکتی رایگان محبوب عبارتند از Google Workspace، Microsoft 365 و Zoho Mail. این سرویس‌ها امکانات فوق‌العاده و مدیریت آسان را فراهم می‌کنند.

ثبت نام

ثبت نام در سرویس: وارد سایت سرویس انتخابی شوید و به قسمت ثبت نام دسترسی پیدا کنید. پیشنهاد می‌شود از نام شرکت یا دامنه وب‌سایت شما برای انتخاب نام کاربری ایمیل استفاده کنید.

تأیید دامنه

تأیید دامنه (Domain Verification): بعد از ثبت نام، باید دامنه وب‌سایت شما را تأیید کنید. این امر معمولاً با افزودن یک کد DNS به تنظیمات دامنه انجام می‌شود.

تنظیم DNS

تنظیمات DNS: به قسمت تنظیمات DNS دامنه وب‌سایت خود بروید و تغییرات مورد نیاز برای تأیید دامنه را اعمال کنید. این تغییرات به شکل یک رکورد TXT یا CNAME انجام می‌شوند.

تنظیم ایمیل‌ها

تنظیم ایمیل‌ها: پس از تأیید دامنه، وارد پنل مدیریت ایمیل شرکتی شوید. ایجاد حساب‌های کاربری برای اعضای تیم و تعیین دسترسی‌ها و مجوزها از این مرحله شروع می‌شود.

تنظیم نرم‌افزار ایمیل

تنظیم نرم‌افزار ایمیل: افراد تیم شما باید نرم‌افزار ایمیل (Outlook، Thunderbird، Gmail، و غیره) خود را تنظیم کنند. برای این کار، نیاز به وارد کردن اطلاعات ورودی مانند نام کاربری و رمز عبور دارند.

آموزش کاربران

آموزش کاربران: به اعضای تیم خود باید یاد بدهید که چگونه از ایمیل شرکتی استفاده کنند. ضرورت استفاده از امنیت ایمیل و نگهداری آنها در کمینه باگ‌ها و تهدیدهای امنیتی مطرح است.

پشتیبان‌گیری و مدیریت

پشتیبان‌گیری و مدیریت: مدیریت ایمیل‌ها، افزودن تعداد حساب‌های جدید، تنظیمات امنیتی، و ایجاد پشتیبان از ایمیل‌ها از وظایف اصلی مدیریت ایمیل شرکتی می‌باشد.

نتیجه‌گیری:

ساخت یک ایمیل شرکتی رایگان نیازمند تنظیمات و تأیید دامنه‌ای است که تعداد کاربران و افراد تیم شما می‌توانند از آن بهره‌برداری کنند. با رعایت مراحل فوق و آموزش کاربران به درستی، می‌توانید از ایمیل شرکتی به عنوان یک ابزار ارتباطی و مدیریتی برای تیم خود بهره مند شوید.